Prince2 en un post

Recientemente me he certificado en Prince2 Foundation y me gustaría como hice con Scrum dar un resumen genérico y personal de lo que aprendí.

Prince2, de la contracción de  PRojects IN Controlled Environments,  es una metodología basada en buenas prácticas que permite gestionar todo tipo y tamaño de proyectos.

Los proyectos, según Prince2, son una organización( de un equipo) temporal(con un inicio y un fin) que se crea con el propósito de entregar uno o más productos de negocio según un Business Case convenido.

Al contrario que ITIL que no es una metodología, también es propiedad del gobierno Inglés y  recientemente su certificación es controlada por una empresa privada Axelos.

Se basa principalmente en cuatro pilares(aspectos de rendimiento, Organización, temáticas, procesos):

– Aspectos de rendimiento(6):

Son los elementos que un proyecto debe planificar, delegar, monitorizar y controlar:

  • Costes: siempre va a estar entre unos márgenes.
  • Tiempo:  También están acotados por principio y fin.
  • Calidad: Deben ser aptos para el propósito del mismo.
  • Alcance: Tener bien definido qué entrará dentro del proyecto y qué no(inclusiones/exclusiones)
  • Riesgo: Depende del perfil de la empresa y  cuanto riesgo esté dispuesto a aceptar.  El riesgo es inherente al desarrollo de proyectos , lo determinante es saber gestionar  el riesgo .
  • Beneficios: Qué beneficio prevé que va a dar el proyecto y al final del mimo saber si hemos llegado o no. Por comparar, esta rendimiento no aparece en la certificación  PMP.

 

– Organización:

Dependiendo de los intereses del proyecto:

  • Dirección del proyecto: 
    • Junta de proyecto: Recibe de la dirección corporativa  el mandato del proyecto y son los responsables últimos del proyecto, son los que plantean las fases,los plazos y todo lo que rodea a su gestión . Aunque su disponibilidad debe ser total, la gestión del trabajo se delega en la figura del project manager. Dentro de la junta del proyecto aparecen las 3 figuras fundamentales:
      • Ejecutivo: Una única persona, que no puede ser el Project Manager y toma las decisiones ayudado por los
      • Usuarios principales, que son los que usan el producto. No confundir con usuarios al uso, son los directivos o niveles altos de la organización, y los
      • Proveedores principales, también personas responsables de los proveedores.

Los perfiles de las personas que forman la  junta de proyecto deberían tener:

  • Autoridad, pues tienen que tomar decisiones.
  • Disponibilidad.
  • Habilidad para delegar(que no hagan micromanagement)
  • Credibilidad. Porque están tomando unas decisiones y tienen que ser creíbles.

 

  •  A nivel de Gestión:
    • Project Manager(PM):El responsable del proyecto no es el PM es la dirección. El PM es responsable de la gestión diaria del proyecto

 

  • A nivel de Entrega:
    •  Puede haber uno o varios team manager e ir apareciendo y desapareciendo en la  gestión del proyecto. Son los responsables de hacer los paquetes de proyecto y asignarlos a su equipo siempre respetando los límites de entrega que marca la Junta de proyecto. Pueden ser interno o externos.

Aunque todos no formen parte del proyecto, hay que tener en cuenta a los  StakeHolder que son cualquier persona o personas que pueden influenciar en el proyecto(los que dirigen o ejecutan el proyecto) o puede ser influenciada por el proyecto(usuarios, comité de empresa). P2 tiene que gestionar los stakeholder y necesita definir una estrategia: Estrategía de gestión de la comunicación. Los stakeholder pueden proporcionar mucha información sobre riesgos, soluciones, etc.

También hay que nombrar en la organización, aunque no formen parte del núcleo principal  a:

– la autoridad de cambio, sobre los que delega la junta de proyecto apara autorizar los cambios.

Garantía de procesos de nivel de negocio. Ajenos al proyecto y que asesoran al Project Manager y a los Team Manager para que sigan los procedimientos de calidad y documental de la gestión corporativa.

Apoyo al proyecto, una labor únicamente administrativa para eliminar «papeleo» al PM.

-Temáticas(7):

Són áreas que deben tenerse en cuenta al gestionar proyectos.

  • Riesgo: Gestiona incertidumbre, no sabemos si va a pasar, pero si ocurren tendrá un impacto en el proyecto(coste, tiempo). Hay que gestionarlo. Un riesgo inicialmente no es un problema, pero puede llegar a serlo
  • Calidad: Que es lo que tiene que cumplir un producto. Establecerá los criterios de calidad.
  • Cambio: P2 no evita los cambios sino que intenta que se gestionen bien estudiando cual es el impacto. Se debe tener en cuanta el estado del proyecto para saber si el cambio impacta mucho.
  • Organización: Gestionar quién va a tener que hacer las cosas. Responde el Quién.
  • Planes:Intenta responder al Cómo, al Cuándo  y al Cuánto.
  • Business Case: Responde al por qué. Que el BC siga siendo rentable para la organización.
  • Progreso: Responde a la pregunta  dónde estamos, dónde vamos, debemos continuar. Permite compalar los logros reales con respecto a los que se había planificado.

-Procesos(7):

 

  • Dirección de un proyecto(DP). Este proceso abarca toda la vida del proyecto después de la puesta en marcha del proyecto. Lo ejecuta la junta de proyecto para  proporcionar dirección ad-hoc,revisar y aprobar documentos y fases, autorizar y delegar y son los que notifican a la dirección corporativa.
  • Puesta en Marcha de un proyecto(SU): Permite determinar de forma muy general diseñando un Business Case preliminar si el proyecto es viable y vale la pena.Se nombra a las personas que formarán parte de la organización y se da el enfoque del proyecto, es decir, cómo vamos a hacerlo, por ejemplo, con qué tecnología.
  • Inicio de un proyecto(IP). Establecer bases sólidas para el proyecto.El Business case preliminar se transforma en uno completo que se . Se configuran los equipos y la organización del proyecto.
  • Control de una fase(CS).  Se definen los paquetes de trabajo y el  PM los entrega al Team manager  establaciendo hitos de entrega en tiempo,coste y calidad. El PM detecta posibles riesgos,revisa el estado de la fase y notifica a la junta de proyecto si existiera alguna excepción.
  • Gestión de la entrega de productos(MP). Controlar la conexión entre el PM y los Team managers estableciendo procedimientos formales y protocolarios en la entrega de los paquetes de trabajo.
  • Gestión de los límites de fase(SB). Este proceso posibilita que la junta de proyecto reciba el informe de final de fase y permite preparar la fase siguiente.En este proceso se aprueba que el trabajo realizado en la fase es válido y lo entregado es coherente con lo esperado.
  • Cierre del proyecto(CP).  Proceso para que se acepte el producto del proyecto.Puede ocurrir dos tipo de cierre, el oficial y esperado o el prematuro, es decir, cerrarlo antes de tiempo.

 

 

Las características principales que lo diferencia de otras metodologías y que, a mi entender , lo hacen viable son :

– Prince2 está enfocado en  los productos a entregar. Son su núcleo y sobre lo que todo gira.

Aprender de la experiencia. Al principio del proyecto se repasan la experiencias dejadas en documentos de proyectos similares anteriores que seguían Prince2 . Al final del proyecto también se documenta lo aprendido para futuros proyectos. La idea es no caer en errores ya cometidos.

– Crear un Business Case inicialmente e ir puliéndolo a lo largo del proyecto de forma que permite saber si  el proyecto justifica la consecución de objetivos.

Gestión por excepción: Es un mecanismo de garantía que consiste en  «levantar el dedo»  cuando algo no se está consiguiendo o rebasa los límites(tiempo,dinero, calidad) establecidos por el proyecto.  La gestión por excepción de delega hacia arriba, de forma que al comunicar al superior, puede que éste tenga otros plazos más dilatados y puede reorganizar las fases, tareas, personas para que no impacte el problema en el proyecto  . Si no pudiera gestionarlo también realiza una excepción hacia arriba.

Gestión por fases: El proyecto se desglosa en fases  de gestión y fases técnicas . Las fases de gestión no se pueden solapar.

Adaptación para el tipo de proyecto(tecnológico, industrial, … ), de empresa(tamaño,sector,…), de país(legislación,).

Orientada a Beneficios: Los beneficios del proyecto pueden no conseguirse con el cierre del proyecto , pero con esta metodología se hace entregas al final del mismo documentos como el plan de revisión de beneficios para poder medir la consecución de objetivos del producto a futuro.

 

 

El Examen de certificación que he hecho se llama Prince2 Foundation.  Consiste en una prueba de 75 preguntas tipo test de las que hay que responder correctamente 35. Cada una de las preguntas tiene 4 opciones de la cúal una es la correcta. El hecho de responder una pregunta errónea no . De las 75 preguntas hay 5 que son nuevas y las cuáles Axelos las está probando para futuros exámenes por lo que están no puntúan. Mi experiencia es que la certificación es asequible y se puede preparar en menos de una semana.. Pero cuidado con el tiempo de la prueba porqur  una hora de tiempo  es algo justo.

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