Aunque el camino de la implantación, puesta en marcha y adaptación de un ERP es un camino sinuoso, lleno de sorpresas , a saber: desviaciones en tiempo/dinero, hostilidad de los usuarios ante el cambio, posibles rencillas entres departamentos para tener prioridad en sus peticiones, y unos cuantos más que no son objetos de este post, un ERP (Enterprise Resource Planning) es el más importante sistema que una empresa que quiera gestionar, centralizar y explotar su información puede adquirir.
Qué ventajas aporta a una empresa implantar un ERP:
– Conseguir una visión global del negocio. Al ser un sistema centralizado que es alimentado por todos los departamentos se consigue tener la información de toda la empresa en un único lugar ordenada y accesible, permitiendo a la dirección y a los departamentos tener una visión de datos unificada.
– Racionalización de la información. En una empresa sin ERP, los departamentos manejan datos en distintas fuentes y formatos, por lo que recuperar cualquier información entre departamentos requiere de tiempo y esfuerzo. Con un ERP esto no debería ocurrir por lo que permite saber,por ejemplo, de forma casi automática el precio de coste con respecto al de venta de un artículo que vendió la empresa hace un año además de saber como se facturó y se envió al cliente. Si no tuviéramos este lugar centralizado habría que requerir esta información a los departamentos comercial, de costes, logística y contables, cada uno con su formato y el retraso en el envío de la información para después tener que consolidarla
–Retorno de la inversión a corto y largo plazo. Desde los primeros momentos de la implantación del ERP se pueden hacer análisis de la información conjunta y tomar decisiones conforme a ella. Además ayudará a subsanar posibles despilfarros que anteriormente con información heterogénea y dispersa no era fácilmente detectable.
–Transparencia. Con todos los datos de la empresa en un mismo repositorio, la información privilegiada que cada departamento solía tener ya no es posible. Los directores a través de informes tendrán acceso a esa información directamente y no necesitará pedírsela a los responsables de departamento que deberán prepararla
– Uso de módulos especiales. En concreto en un escenario industrial son necesarios software más pequeños o no cubren o son tan específicos que no es posible integrarlos en sistemas más grandes .Ejemplos de estos módulos son MRP(Material Resoruces Plannig), control de costes, sistema de gestión de lotes, aseguramiento de la calidad en procesos productivos, etc.
–Coordinar adecuadamente los departamentos. Cuando se trabaja en un ERP ,se determina e impone una forma de trabajar racional, organizada y estructurada, por lo que la implantación de un ERP puede ayudar a establecer prioridades, flujos de trabajo(workflows) y relaciones entre los departamentos. No se puede embarcar un pedido, sin una producción previa, que conlleva una orden de producción, uno o varios pedidos de compra de insumos, una organización de los empleados en las líneas
–Tecnologías móviles e internacionalización. Las pymes españolas no pueden dar las espaldas a la tecnología móvil que permite al trabajador seguir conectado a los sistemas cuando están lejos de la oficina e inclusive la nueva tendencia de BYOD(Bring your own device).Tampoco a buscar oportunidades en el exterior, debido a la caída del consumo interno, muchas empresas tienen la imperiosa necesidad de abrir nuevas delegaciones en el extranjero. Un ERP multiempresa permitirá hacer previsiones globales, consolidaciones financieras entre empresas del grupo y facturación internacional.
–Seguridad. Al tener la información en un sólo lugar, el departamento de TI conoce donde debe incidir sus políticas de seguridad, disaster recovery y backup. Por lo general los ERP tienen sistemas propios para auditar accesos, usuarios, responsabilidades, trazado de acciones de un usuario,etc.
FUENTE: e-book de SAGE.Las Soluciones ERP y el papel cambiante del CIO Hoja de ruta para el liderazgo en innovación empresarial.